Il tempo nell’era del multitasking
Siamo abituati a percepire il multitasking come un pregio. Viviamo nell’epoca dei social network, delle informazioni immediate, del “tutto-e-subito” e siamo portati a credere che più cose si compiano contemporaneamente, maggiore sarà la nostra soddisfazione.
Ma cosa succede quando, pur di riuscire a svolgere tutte le incombenze quotidiane, arriviamo a mettere da parte la nostra migliore – e più importante – risorsa: il tempo?
Vi siete mai chieste perché, nonostante le mille to do list, arrivata la sera non siete riuscite a portare a termine tutte le attività programmate, anche se non vi siete fermate un secondo? La risposta è da ricercare in una mancata organizzazione del tempo.
Che cos’è il time management
Il time management può aiutarci a organizzare meglio tempo ed energie spese. Una gestione adeguata di entrambe può aiutarci ad arrivare a fine giornata con una sensazione di pace e serenità. Quella che proverebbe chi ha completato ogni task della sua “to do list”: come quando ci si concede quella meravigliosa fetta di torta.
Oggi, su questo argomento, sono disponibili moltissimi corsi, libri, app, video… se ne discute moltissimo e ognuno sembra voler condividere la propria ricetta magica. Io credo che prima di arrivare a spiegare – e adottare – le migliori tecniche di time management, sia necessario comprendere – e quindi evitare – quelli che sono gli errori più comuni.
Errore numero uno: focalizzarsi sulle cose astratte
Spesso non riusciamo ad organizzare al meglio il tempo a disposizione perchè non abbiamo ben chiaro quali azioni intraprendere. Quante volte ci siamo ritrovati a pronunciare la frase: “E ora da dove inizio?”
Ciò accade quando poniamo l’attenzione su cose poco definite, che inducono una resistenza mentale. Ciò che non riusciamo a concretizzare, laddove non riusciamo a vedere un risultato tangibile, diventa automaticamente causa del fenomeno della procrastinazione. Pur di non affrontare quello che ipotizziamo possa essere un fallimento, evitiamo del tutto di iniziare l’attività.
Come risolvere?
Cerchiamo di concentrarci e su piccole e concrete azioni e sulla sensazione di benessere che proviamo non appena terminate. Concentriamoci sul presente, sul famoso Qui e Ora, imparando a vivere intenzionalmente ogni singolo gesto. Concediamoci, non appena portata a termine l’attività, un piccolo premio.
Errore numero due: fissarsi sull’orologio
Potrà sembrare contraddittorio: parlare di organizzazione del tempo e consigliare di non fissarsi sull’orologio?
Proprio così! Il segreto di un buon time management è di non legarsi troppo al tempo, almeno all’inizio.
Ogni giorno abbiamo diversi task da portare a termine: gestire email, riunioni, figli, famiglia, occupaci della casa. Se non l’orologio, cosa può aiutarci a organizzare meglio il nostro tempo?
Possiamo aiutarci con il timeboxing, letteralmente “scatola temporale”, un’agenda, un calendario o un’app.
Questo metodo si concentra nel suddividere il lavoro in task, ognuna con i propri obiettivi, da svolgere in periodi di tempo ben distinti e con una durata prefissata.
Stabiliamo dei blocchi temporali, più o meno ampi – a seconda dell’attività – e cerchiamo di rispettarli. Inseriamo all’interno del nostro timeboxing anche del tempo per il relax.
Questo ci aiuterà a visualizzare l’obiettivo da raggiungere e a tenere lontane le distrazioni.
Errore numero tre: timeboxing troppo lunghi
Fin dai tempi della scuola, ci hanno abituati a lunghe sessioni di studio o di lavoro. Questo, però, come provato anche da numerose ricerche scientifiche, non genera maggiore attenzione o prodittività. Anzi, ha per lo più l’effetto opposto.
L’ideale sarebbe mantenerci occupati per 15 minuti alla volta e concederci, allo scadere di questo arco temporale, una piccola pausa. Tuttavia, se si necessita di più tempo, sarà possibile arrivare ad un massimo di 60 minuti consecutivi.
Errore numero quattro: “lo faccio domani”
Possiamo affermare, anzi urlare, che il più grande errore ai fini del time management è la procrastinazione. Quando non riusciamo a stabilire dei tempi per le nostre attività, siamo automaticamente portati a rinunciare. A rimandare. Il risultato, a differenza di quanto si possa immaginare, non sarà il rilassamento, ma lo stress legato al fallimento.
Un’altra causa, molto comune, della procrastinazione sono i social network. Quante volte ci ritroviamo a pensare di “non avere tempo”, ritrovandoci poi a scrollare nel nostro feed di Instagram e Facebook?
Iniziate a concentrarvi sul Qui è Ora e sul vivere intenzionalmente ogni attività. Imparate ad utilizzare un’agenda, il timeboxing e soprattutto concedetevi e regalatevi delle gratificazioni per ogni attività portato a termine. Imparate ad amarvi e ad apprezzavi per l’impegno che mettete nella vostra vita. Apprezzerete anche il tempo.
